Vous êtes chef d’entreprise et vous devez régulièrement présenter votre extrait Kbis pour diverses formalités ? Ou peut-être démarrez-vous tout juste votre activité et vous vous interrogez sur la procédure à suivre pour obtenir ce précieux document ? Dans les deux cas, nous allons tout vous expliquer dans ce guide complet sur l’obtention de l’extrait Kbis en ligne.
Que vous soyez une société commerciale, une entreprise individuelle ou même une association, nous détaillerons toutes les informations dont vous avez besoin. Des définitions aux différentes plateformes en ligne, en passant par les coûts et délais, vous n’aurez plus aucune zone d’ombre sur le sujet. Prêts à tout savoir sur le Kbis ? C’est parti !
En bref
Le Kbis, ou extrait Kbis, est un document officiel qui atteste de l’existence juridique de votre entreprise. Il regroupe toutes les informations essentielles la concernant : statut, capital, dirigeants, activité, etc. Indispensable pour de nombreuses démarches, il est primordial d’avoir un Kbis à jour. Dans cet article complet, nous vous expliquerons en détail comment l’obtenir facilement en ligne, quelle que soit votre situation.
Qu’est-ce qu’un Kbis ?
Commençons par les bases. Le Kbis, pour « extrait K bis », est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il fait office de carte d’identité pour votre entreprise en attestant de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cet extrait comporte de nombreuses informations obligatoires, comme le numéro SIREN, le montant du capital social, les noms et coordonnées des dirigeants, l’activité détaillée ou encore la date de création.
Attention, le Kbis ne concerne que les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, etc.). Pour les entreprises individuelles et auto-entrepreneurs, on parle d’« extrait K ». Celui-ci remplit les mêmes fonctions mais n’est pas signé par un greffier. Nous reviendrons sur ce cas particulier un peu plus loin.
Pourquoi avoir un Kbis à jour ?
Vous l’aurez compris, le Kbis est un document essentiel qui fait foi pour prouver l’existence légale de votre entreprise. À ce titre, il vous sera régulièrement demandé, notamment dans les situations suivantes :
- Ouverture d’un compte bancaire professionnel
- Réponse à des appels d’offres ou marchés publics
- Litiges juridiques impliquant votre société
- Diverses formalités administratives (enregistrement, subventions, etc.)
Sachez que la durée de validité d’un Kbis est de 3 mois seulement. Passé ce délai, les informations qu’il contient peuvent être considérées comme obsolètes. Il est donc essentiel de toujours disposer d’un extrait récent, d’où l’intérêt de savoir l’obtenir facilement en ligne.
Les différentes façons d’obtenir son Kbis en ligne
Fini le temps où il fallait se déplacer au greffe pour récupérer son Kbis ! Aujourd’hui, la dématérialisation vous permet d’obtenir ce document de façon simple et rapide, directement en ligne. Voici un tour d’horizon des principales plateformes proposant ce service :
Infogreffe
Infogreffe est le site web officiel des greffes des tribunaux de commerce. Pour commander votre Kbis, il vous suffit de rechercher votre entreprise, de cliquer sur « Kbis. Achat Express » et de suivre la procédure de commande. Vous pourrez ensuite télécharger le document après paiement (voir les tarifs plus bas).
MonIdenum
MonIdenum est un portail en ligne géré par les greffes qui vous permet d’accéder à tous vos documents officiels. La bonne nouvelle, c’est que le téléchargement du Kbis est gratuit sur cette plateforme, à condition d’être le représentant légal de l’entreprise concernée. Pour cela, vous devrez créer un compte personnel.
Legalstart
Enfin, la plateforme en ligne Legalstart vous donne également accès à votre Kbis, directement depuis votre espace client. Un service pratique, surtout si vous avez déjà souscrit un abonnement chez eux pour la création de votre entreprise.
Quelle que soit la solution choisie, vous pourrez donc commander et télécharger votre Kbis en quelques clics, sans vous déplacer. Un gain de temps appréciable pour les entrepreneurs !
Combien coûte un Kbis en ligne ?
Parlons un peu des tarifs. Comme nous l’avons vu, obtenir son Kbis en ligne est gratuit sur MonIdenum si vous êtes le représentant légal de l’entreprise. En revanche, sur les autres plateformes, il faudra s’acquitter de quelques frais :
- Infogreffe : 3,37€ pour commander un Kbis
- Legalstart : inclus dans l’abonnement Zen, sinon environ 5€
Des tarifs raisonnables, surtout si l’on considère le temps et les déplacements économisés. N’hésitez donc pas à passer par ces solutions en ligne pour gagner un maximum de productivité !
Délais pour recevoir son Kbis
Cerise sur le gâteau, la commande de Kbis en ligne est également très rapide. En effet, dès que votre paiement est effectué, vous pouvez télécharger instantanément le document depuis la plateforme. Fini les délais d’attente et l’obligation d’être présent sur place pour récupérer votre Kbis !
Mettre à jour les informations de son Kbis
Au cours de la vie de votre entreprise, il est possible que certaines informations mentionnées sur le Kbis doivent être modifiées. C’est notamment le cas en cas de changement d’adresse du siège social ou des coordonnées du dirigeant. Dans ces situations, il vous faudra mettre à jour votre Kbis pour qu’il reste conforme à la réalité.
Pour un changement d’adresse du siège, la procédure passe par une modification des statuts de la société. Le greffe vous adressera alors un nouveau Kbis actualisé. En revanche, pour une simple mise à jour des coordonnées du dirigeant, il suffira de faire une déclaration au greffe à l’aide du formulaire M3. Vous pouvez également réaliser ces démarches directement sur le Guichet Unique en ligne.
Le cas particulier des associations
Si vous représentez une association, sachez que celle-ci ne dispose pas à proprement parler d’un Kbis. En effet, les associations ne sont pas immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés. Cependant, elles peuvent dans certains cas obtenir une pièce équivalente auprès de leur greffe de rattachement, comme un extrait d’immatriculation au RNA (Répertoire National des Associations).
Se protéger des faux Kbis
Attention aux arnaques ! Il existe malheureusement des sites peu scrupuleux qui proposent de soi-disant « Kbis en ligne » contre des sommes exorbitantes. Or, comme vous l’avez vu, il est très facile d’obtenir gratuitement ou à moindre coût un Kbis officiel directement auprès des greffes.
Pour éviter ce type d’arnaque, nous vous conseillons vivement de toujours passer par les plateformes agréées que nous avons citées (Infogreffe, MonIdenum, Legalstart). En cas de doute sur l’authenticité d’un Kbis qui vous a été fourni, vous pouvez vérifier son authenticité sur MonIdenum ou contacter le greffe du tribunal de commerce compétent. Et bien sûr, n’hésitez pas à porter plainte si vous êtes victime d’une tentative d’escroquerie.
Récapitulatif
Vous voilà désormais parfaitement informés sur la procédure à suivre pour obtenir votre extrait Kbis en ligne. Pour résumer les points clés :
- Le Kbis est un document obligatoire qui prouve l’existence juridique de votre entreprise
- Il doit être renouvelé tous les 3 mois pour rester valide
- Vous pouvez commander et télécharger votre Kbis en quelques clics sur Infogreffe, MonIdenum ou Legalstart
- Cette démarche en ligne est rapide, facile et peu coûteuse
- Vérifiez toujours l’authenticité du document pour éviter les arnaques
Plus d’excuses désormais pour ne pas être en règle ! En suivant nos conseils avisés, vous n’aurez aucun mal à vous procurer un Kbis à jour pour toutes vos démarches professionnelles. Une formalité vite réglée qui vous évitera bien des tracas !
