Prévisionnel financier : estimation des achats et charges externes

Prévisionnel financier : estimation des achats et charges externes




Le prévisionnel financier est la partie financière du business plan, un document que tout porteur de projet doit rédiger avec soin pour convaincre les partenaires financiers et les futurs collaborateurs.

Dans un prévisionnel, il est important de faire état des charges prévisionnelles du projet. Celles-ci comprennent la marge et les charges externes, les salaires et les cotisations sociales, les charges financières, les amortissements, les impôts et taxes. Dans cette première partie, on va d’abord se concentrer sur la marge prévisionnelle et les charges externes.

Pourquoi budgétiser les charges prévisionnelles ?

Vous vous demandiez quel est l’intérêt de budgétiser les charges prévisionnelles de votre future entreprise ? En effet, cette opération revêt au porteur de projet autant d’importance que l’appréciation du chiffre d’affaires prévisionnel. Elle permet en effet de garantir l’exactitude de vos différentes prévisions, notamment celui du calcul de la rentabilité de votre activité, de la trésorerie et du plan de financement. Une bonne appréciation des charges prévisionnelles vous évite de fournir des données erronées à vos futurs partenaires.

Une bonne estimation des charges prévisionnelles doit contenir tous les éléments indispensables à un bon chiffrage. Elle ne doit omettre aucune charge pouvant fausser les autres prévisions. Cela revient à dire qu’aucune erreur ne doit être commise lors de l’établissement des charges prévisionnelles, car cela pourra avoir un impact sur la pertinence et la crédibilité de la partie financière de votre business plan.

ÉTUDIER LA MARGE PRÉVISIONNELLE

Ainsi la première étape dans l’établissement du calcul des charges prévisionnelles consiste à estimer la marge prévisionnelle. Le porteur de projet doit dans ce cadre faire un inventaire des achats directs qu’il doit réaliser s’il veut atteindre le chiffre d’affaires prévisionnel.

Certes, si vous êtes un prestataire de services, vous n’avez pas forcément besoin de faire des achats pour pouvoir faire fonctionner votre activité. Par contre, si vous êtes dans le secteur de production, vous avez besoin de vous fournir des matériels de production et aussi de matières premières pour pouvoir démarrer votre projet.

Idem, si vous exercez des activités de négoce, vous devez vous approvisionner en marchandises pour pouvoir commencer. C’est aussi le cas des porteurs de projet qui désirent se lancer dans le secteur des travaux, puisqu’ils doivent disposer de plusieurs équipements avant de pouvoir s’occuper d’un chantier.

Ainsi, pour réaliser une bonne estimation des charges prévisionnelles, vous avez le choix entre vous baser sur la marge commerciale prévisionnelle, sur le taux de marge de votre secteur d’activité ou alors sur l’étude individualisée de chaque opération de vente, de prestation ou de production.

Marge commerciale prévisionnelle

Pour mieux juger des charges prévisionnelles, vous pouvez vous baser sur la marge commerciale prévisionnelle de votre future entreprise. Celle-ci se trouve particulièrement utile pour les porteurs de projet voulant opérer dans le secteur de négoce. Le calcul de la marge commerciale comprend le calcul de la marge nette, du taux de marge et de marque.

La marge commerciale est indicateur financier d’une grande importance. Elle met en évidence l’écart entre le prix de vente hors taxes et le prix d’achat hors taxes des marchandises écoulées. Notons que l’emplacement géographique, l’envergure et l’activité de l’entreprise peuvent faire varier le niveau moyen de marge commerciale que celle-ci doit atteindre.

Quoi qu’il en soit, pour ne pas être déficitaire, l’entreprise doit être en mesure de couvrir ses charges fixes et celles liées au fonctionnement avec sa marge commerciale.

Taux de marge du secteur d’activité

On se concentre ici sur l’évaluation des achats prévisionnels selon le taux de marge du secteur. Celui-ci peut varier selon le secteur d’activité de la future entreprise. Pour estimer correctement les charges prévisionnelles selon cette méthode, le porteur de projet doit alors disposer d’une solide connaissance du secteur dans lequel il souhaite opérer. Il doit être également avoir la certitude de pouvoir atteindre ce taux avec son projet.

À titre de rappel, le taux de marge s’intéresse au pourcentage de gain ou de perte calculé sur la base du cout de production ou du prix d’achat. L’estimation doit être effectuée selon les données locales, puisqu’il peut y avoir des écarts de prix sur le marché national. Ainsi, il est conseillé de choisir des fournisseurs locaux pour éviter tout mauvais chiffrage.

Dans le cas où vous avez prévu plusieurs activités, il faudra estimer le taux de marge pour chaque segment. À titre d’exemple ou un restaurant-bar, il est préférable d’estimer le taux de marge pour chaque catégorie de produits vendus (plats, boissons, desserts, etc.)

Étude individualisée de chaque opération (vente, service, production)

Pour estimer les charges prévisionnelles, il est également possible de se baser sur l’analyse de l’opération de vente, de prestation ou de production par unité. Une étude doit être faite par étape afin d’obtenir une estimation correcte des charges.

Ainsi, en fonction du secteur d’activité de la future entreprise, il faut commencer par faire un inventaire des matières premières nécessaires à la production, ou des marchandises nécessaires à la concrétisation d’une vente, ou des matériels indispensables à  la réalisation d’une prestation.

Il faudra ensuite considérer la quantité des produits, matières premières, marchandises par unité de production, de prestation ou de vente. Enfin, il faut calculer le cout d’achat hors taxes pour chaque unité. Cela permet d’estimer les achats qu’il faut prévoir.

BUDGÉTISER LES CHARGES EXTERNES PRÉVISIBLES

Nombreux porteurs de projet font une mauvaise estimation des charges externes prévisionnelles pour diverses raisons. Pour certains, l’erreur est due à un mauvais calcul. Pour d’autres, c’est le résultat d’une ou plusieurs omissions. Quelle que soit la raison, sachez que la moindre erreur peut compromettre la cohérence du business plan.

Pour évaluer les charges externes prévisionnelles, il faudra faire un inventaire des éléments matériels et immatériels dont votre entreprise pourra avoir besoin pour fonctionner. On cite entre autres le local, l’eau, l’électricité, l’assurance…Il faudra ensuite estimer le cout de ces besoins et entrevoir la manière dont votre entreprise va les régler. Voici justement la liste des charges externes prévisionnelles les plus courantes et la manière de faire une appréciation au plus juste de leur valeur.

Les dépenses en rapport avec la création de l’entreprise

Parmi les charges externes que le porteur de projet doit mettre en évidence dans la partie des charges prévisionnelles, il y a les frais liés à la création de l’entreprise. La liste des dépenses doit comprendre les honoraires de l’expert auquel vous avez confié les démarches de création de votre entreprise, celles du commissaire aux apports, les frais liés à la réalisation de l’étude de marché et à la protection du projet, les frais de greffe et de déclaration légale de création.

Les dépenses énergétiques de l’entreprise

Les dépenses liées à l’électricité, l’eau, le gaz et le carburant font également partie des charges externes à considérer. Vous pouvez baser votre estimation sur la consommation des entreprises de votre secteur d’activité. Si cela semble difficile, vous pouvez vous appuyer sur la consommation énergétique de chaque appareil utilisé et leur durée ou fréquence d’utilisation.

Les dépenses en fournitures et équipements secondaires

On fait référence ici aux fournitures et équipements d’une valeur inférieure à 500€ dont votre entreprise pourra avoir besoin pour mener à bien son activité. On peut citer parmi cette liste les petites fournitures de bureau, les consommables informatiques, les rames de papier, les tenues de travail, les accessoires de sécurité (masque, gant, bottes, etc.), etc. Il faudra également préciser la durée de cycle d’achat.

Les dépenses et charges liées à la location immobilière

Pour faire une juste appréciation des charges externes, il faut également tenir compte des loyers immobiliers et des charges liées à la location. Il faut tenir compte des éventuelles dépenses liées à l’aménagement ou adaptation du local ainsi que la caution à payer avant l’occupation. L’estimation des frais de location est souvent aisée, puisqu’en général, la création de l’entreprise est précédée par l’établissement d’une promesse de bail.

Les éventuelles charges liées à la sous-traitance ou embauche d’intérim

Si vous avez l’intention de recourir à la sous-traitance, vous devez également inclure dans la liste de vos charges prévisionnelles externes la rémunération de vos futurs partenaires. Informez-vous donc sur le taux horaire brut du professionnel. Si vous avez des activités saisonnières dont votre personnel ne peut pas assumer, vous devez également inclure dans votre liste de dépenses les frais liés au recrutement d’intérimaires.

Charges liées aux locations financières et crédit-bail

Ce poste de dépenses peut être important pour les entreprises qui ont besoin de recourir à du matériel en location financière ou en crédit-bail pour assurer leur fonctionnement. Il faut accorder une attention particulière aux clauses du contrat, car certains services peuvent ne pas être inclus, impliquant donc des charges supplémentaires. Pour ne pas fausser les prévisions, il faut demander un devis auprès d’un bailleur.

Les dépenses liées aux assurances

Pour sécuriser son entreprise et ses employés, il est prudent de souscrire au minimum une assurance de responsabilité civile professionnelle. Il faut noter que dans certains secteurs et dans certaines situations, la souscription d’une assurance peut être obligatoire. Ainsi, une assurance décennale est requise pour les entreprises du secteur du bâtiment. Une assurance emprunteur est exigée pour les entreprises ayant recours à un service de location.

Les frais liés à la réparation et à la maintenance

Les frais de réparation et de maintenance ne sont pas à négliger lorsqu’on occupe un local ou utilise des engins pouvant s’user dans le temps. Ces dépenses sont souvent indispensables pour des questions de sécurité et d’hygiène. Elles peuvent inclure les frais des prestataires de nettoyage, les produits d’entretien, les frais de dépannage, etc. Elles peuvent être significatives pour les entreprises de production utilisant des machines ou des véhicules nécessitant un entretien régulier.

Les charges liées aux services de comptabilité, juridique, etc.

Certains dirigeants choisissent de confier leur comptabilité et leur fiscalité, le suivi juridique de leur entreprise, la gestion de la paie ou autre service à des experts externes à l’entreprise. Ils doivent donc tenir compte de ce poste dans le calcul de leurs charges prévisionnelles externes. Pour faire une meilleure estimation, il est conseillé de demander un devis auprès professionnels concernés.

Les frais de courtage et commissions pour les intermédiaires

Certaines entreprises ont besoin de passer par un service de courtage ou un intermédiaire pour fonctionner, or cela peut engendrer un cout important. Il est donc aussi nécessaire de prendre en considération les commissions prises par ces professionnels dans l’estimation des charges prévisionnelles externes de la future entreprise. Pour faire une appréciation au plus juste des dépenses liées au courtage, il suffit de demander des propositions de services aux prestataires.

Les frais de documentation et de formation

Pour assurer la pérennité de l’activité et le développement de l’entreprise, les dirigeants et les salariés peuvent avoir besoin de se former et de se documenter continuellement. Cela s’avère même obligatoire dans certains secteurs d’activité. Pensez donc à inclure les charges liées à la formation et à la documentation professionnelles dans votre prévisionnel financier si vous les jugez incontournables pour votre future entreprise.

Les frais postaux, de transport, télécommunication

Si vous avez besoin de recourir à des services de transport pour acheminer vos matières premières dans vos locaux ou vos produits finis dans les différents points de distribution, si vous avez besoin de communiquer avec vos collaborateurs ou vos clients par voie postale, si vous devez souscrire des abonnements internet et téléphone, n’oubliez pas d’incorporer les dépenses qui y sont liées dans votre business plan. Vous pouvez en principe dénicher les tarifs appliqués par les opérateurs sur leur site internet.

Les dépenses relatives à la communication et publicité

Il ne faut pas sous-estimer ce poste, car il peut impacter votre marge. Ajoutez dans votre liste de charges les dépenses liées à la confection des supports publicitaires, création de site internet, applications mobiles, aux publicités en ligne et publicités physiques, les frais liés aux expositions et salons auxquels vous pourriez participer pour la présentation et promotion de votre entreprise ou de vos services.

Les dépenses liées aux opérations bancaires

Si vous prévoyez d’utiliser des services bancaires, ouvrir un compte professionnel, faire des virements mensuels, faire des emprunts ou tout simplement utiliser des cartes de paiement dans le cadre de votre activité, n’oubliez pas d’ajouter les frais y afférents dans votre business plan pour estimer correctement vos charges prévisionnelles.

Les dépenses en déplacement

Les dépenses en déplacement peuvent constituer un poste important qu’il faut obligatoirement intégrer dans le calcul des charges externes de la future entreprise. Elles comprennent les frais kilométriques, les péages, les déplacements en avion et en train, les frais de restauration, l’hébergement.

QUELQUES CONSEILS POUR NE RIEN OUBLIER

Pour pouvoir identifier toutes les charges prévisionnelles, il se trouve réellement important de bien connaitre son projet. Une omission ou une erreur d’estimation peut fausser votre étude financière.

Pour ne rien oublier, il faut prendre le temps de bien réfléchir sur les dépenses que l’entreprise doit s’acquitter pour faire une vente, assurer une production ou une prestation (énergie, transport, courtage, promotion…), ainsi que sur les besoins de l’entreprise pour fonctionner (local, fournitures, documentation, formation, etc.), enfin sur les formalités et obligations auxquelles l’entreprise doit se soumettre pour exercer en toute légalité son activité.

Pensez à vous faire accompagner par un professionnel si vous rencontrez des difficultés dans l’élaboration de votre prévisionnel financier. Il peut vous éclaircir afin de vous aider à réaliser une estimation précise et complète de vos charges prévisionnelles.

 

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